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Buchhaltung

Buchhaltung ist die Organisationseinheit eines Unternehmens, die die Buchführung erstellt.

Die Begriffe

  • Buchhaltung und
  • Buchführung

werden umgangssprachlich häufig synonym verwendet.

In der Betriebswirtschaftslehre bezeichnet der Begriff Buchführung jedoch nur die Methodik oder Tätigkeit.

Die Finanzbuchhaltung (FiBu) ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens.

Alle unternehmensbezogenen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen, werden hier mit den Methoden der Buchführung sachlich und zeitlich geordnet erfasst, auf Konten gebucht und dokumentiert. 

Am Ende einer Rechnungsperiode (Monat, Quartal, Jahr) werden die Konten abgeschlossen und eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt, welche den Gewinn oder Verlust des Unternehmens gegenüber internen und externen Stellen nachweist. Die Finanzbuchhaltung ist für gewisse Unternehmensformen verpflichtend.

Die Debitorenbuchhaltung (Debitor = Kunde, Schuldner) beschäftigt sich mit der Erfassung und Verwaltung der offenen Forderungen einer Organisation. Der hierzu übergeordnete Führungsbereich wird auch als Forderungsmanagement bezeichnet.

Zusätzlich zur reinen Erfassung der Tatbestände liefert die Debitorenbuchhaltung wesentliche Informationen zur Verbesserung der finanziellen Lage einer Organisation. So werden regelmäßig Außenstände ab einer bestimmten Laufzeit erfasst, um diese Information für das betriebliche Mahnwesen bereitzustellen und eine Einschätzung des finanziellen Risikos vornehmen zu können.

Falls der Ausgleich der Forderung nach dem betrieblichen (außergerichtlichen) Mahnweg (1. Mahnung, 2. Mahnung mit Kündigungsandrohung, letzte Mahnung) nicht erfolgt, wird der Fall in der Regel an die Rechtsabteilung, externe Rechtsanwälte oder ein Inkassobüro übergeben, die zunächst nochmals eine außergerichtliche Einigung anstreben können. Wenn sich dennoch kein Erfolg einstellt, wird der gerichtliche Mahnweg eingeleitet.

Nicht selten kommt es zur Ausbuchung von Forderungen im Rahmen der Debitorenbuchhaltung, insbesondere dann, wenn der Schuldner zahlungsunfähig bzw. insolvent ist oder eine Eidesstattliche Versicherung abgegeben hat.

Arbeitsabläufe und Erfolg der Debitorenbuchhaltung hängen häufig von der wirtschaftlichen Konjunktur und der Schuldnerstruktur ab. 

Die Kreditorenbuchhaltung (Kreditor = Lieferant, Gläubiger) ist ein Nebenzweig der Finanzbuchhaltung, der speziell für die Buchführung der Kontokorrentbeziehungen zwischen dem eigenen Unternehmen und den Kreditoren zuständig ist.

Die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die Bearbeitung der kreditorischen Eingangsrechnungen. Im Einzelnen zählen dazu die Tätigkeiten wie Kreditorenstammsatzpflege, Rechnungsprüfung und Kontierung, Erfassung  der eingehenden Rechnungen und Gutschriften, Offene-Posten-Verwaltung, Veranlassung der Zahlung, Archivierung sowie auch das allgemeine Berichtswesen im Kreditorenbereich.

Naturgemäß hat die Kreditorenbuchhaltung einen engen Bezug zum Beschaffungswesen, insbesondere dem Einkauf.

Die Integration der Kreditorenbuchhaltung ins Hauptbuch erfolgt über ein Sammelkonto. Die Salden einzelner Kreditorenkonten werden auf dem Sammelkonto summiert. Das Sammelkonto wird auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen und zeigt dort die offenen kreditorischen Verbindlichkeiten.

Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung. Hier werden die langlebigen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens gem. § 247 HGB eines Unternehmens erfasst und verwaltet. Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist die Bewertung und Buchung von Zu- und Abgängen des Anlagevermögens und die Ermittlung und Verbuchung der Abschreibung.

Die Konten des Anlagevermögens sind in der Buchführung Sammelkonten, so werden zum Beispiel alle Wertänderungen für Fahrzeuge auf dem Konto Fuhrpark erfasst. Für jeden eigenständig nutzbaren Gegenstand wird deshalb eine gesonderte Anlagekarte geführt, die alle relevanten Angaben wie Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten und Nutzungsdauer enthält. Die manuell oder elektronisch geführte Anlagekartei bildet ein Nebenbuch der Buchführung und ist Grundlage für die vollständige Erfassung des Anlagevermögens im Inventar.

Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit der betrieblichen Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Daneben obliegt ihr regelmäßig die Pflege von Personalstammdaten, die Führung der Jahreslohnkonten, die Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse (DEÜV-Meldungen, Krankenkassen-Beitragsnachweise und die Lohnsteueranmeldung) sowie die Erstellung von DTA-Dateien und Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung. Daneben befasst sie sich in kleineren Unternehmen häufig auch mit der Erstellung von Arbeitsverträgen.

Als Lohnkonten werden dabei die Datensätze bzw. Registerkarten der einzelnen Arbeitnehmer bezeichnet, deren Führung aber keinen einschlägigen gesetzlichen Vorschriften unterliegt.